Join now
Log in Join

Secretary wanted! (Amsterdam)

Secretaresse

Algemeen
TNO Triskelion BV is een internationaal georiënteerde contract research organisatie die met de disciplines toxicologie, chemische analyse en chemische risico analyse, actief is op de markten Voeding, Chemie en Farma. De missie van TNO Triskelion BV is om de kwaliteit en veiligheid van voedingsingrediënten, chemische substanties en medicijnen te garanderen voor onze klanten, dit onder het motto ‘Vertrouwen in uw producten is onze missie’’. TNO Triskelion is sinds Protected content van TNO. Er zijn ca. Protected content werkzaam bij TNO Triskelion, met als vestigingsplaats Zeist.

Jouw werkveld
Deze afdeling TARA (Toxicology and Risk Assessment) doet experimenteel onderzoek, zowel met behulp van in vitro als in vivo modellen, naar de veiligheid van stoffen. Er wordt onder andere onderzoek verricht naar de effecten van nieuwe geneesmiddelen (w.o. ook vaccins), voedingsadditieven/ingrediënten en industriële chemicaliën.

In de afdeling TARA zijn ongeveer 60 medewerkers werkzaam. De secretariële ondersteuning voor de afdeling TARA bestaat uit 2 secretaresses; waarbij één van deze secretaresses de allround ondersteuning van de afdelingsmanager als primaire taak heeft. Daarnaast is deze secretaresse, gezamenlijk met een collega secretaresse, verantwoordelijk voor de complete secretariële ondersteuning voor de afdeling TARA. Momenteel is de secretariële vacature ter ondersteuning van de afdelingsmanager vacant.

De TNO Triskelion secretariële ondersteuning bestaat uit 6 secretaresses en 1 directiesecretaresse. Alle secretaresses hebben naast de taken die zij uitvoeren voor de desbetreffende afdeling/managers ook TNO Triskelion brede taken.

Jouw taken:
- Allround secretariële ondersteuning van de afdelingsmanager. Naast alle voorkomende secretariële werkzaamheden zoals agendabeheer, correspondentie en notuleren, ondersteun je de afdelingsmanager waar mogelijk.
- Je hebt een signaleringsfunctie naar de afdelingsmanager en neemt initiatief tot het voorbereiden en organiseren van follow up acties en het bewaken van afspraken en deadlines.
- Selecteren en beheren van het mailverkeer en poststukken van de afdelingsmanager (inclusief prioriteitstelling en proactief afhandelen).
- Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten zowel met internen als externen.
- Mede aanspreekpunt voor de afdeling.
- Bijhouden van dossiers en archief (papier, digitaal).

Jouw kwaliteiten:
- Secretaresse pur sang
- Positieve, opgewekte instelling,
- Je bent zelfstandig en weet in teamverband goed samen te werken
- Klantgericht en weet van hieruit prioriteiten te stellen en hierover op effectieve wijze te communiceren
- Dienstbaar ingesteld gecombineerd met pro-activiteit, het nemen van initiatieven en zelfstandigheid
- Integer, betrouwbaar en nauwkeurig
- Organisatie- en omgevingssensitiviteit
- Flexibele instelling
- MBO + / HBO werkniveau
- Afgeronde secretaresse opleiding
- Ervaring liefst in een commerciële, internationale omgeving
- Ingevoerd in MS-Office (o.a. Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Uitstekende taalbeheersing in het Nederlands en Engels in woord en geschrift.

Ons aanbod
- Een spil functie in een internationaal opererend bedrijf.
- Een fulltime dienstverband Protected content per week); parttime invulling is niet mogelijk.
- In eerste instantie een contract voor 6 maanden met uitzicht op verlenging en uiteindelijk omzetting van het contract in onbepaalde tijd.

Amsterdam Forum